در صورت دزدیده شدن، مفقود شدن و یا از بین رفتن آن بر اثر حوادثی چون آتش‌سوزی، سیل، زلزله و...، بایستی مراحل ذیل را طی کرد:

مرحله اول: گزارش مفقود شدن شناسنامه

در صورت مفقود شدن شناسنامه بنا به هر دلیلی، برای جلوگیری از سوء استفاده‌های احتمالی، اولین گام، گزارش مفقود شدن آن به کلانتری و یا شورای حل اختلاف محل است.

در گذشته نیاز به انتشار آگهی مفقودی شناسنامه در روزنامه‌های کثیرالانتشار بود، اما پس از تصویب مصوبات جدید توسط دولت این قانون لغو شد.البته در صورت احتمال دزدیده شدن مدرک شناسایی، برای جلوگیری از سوء استفاده احتمالی و تبعات حقوقی آن، در فاصله صدور المثنی، توصیه می‌شود گم شدن و یا دزدیده شدن آن با درج آگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار یا وب‌سایت‌های معتبر اعلام شود. چاپ یک نوبت آگهی در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار کافی است. در متن آگهی باید اشاره شود که شناسنامه گم شده از درجۀ اعتبار ساقط است.

مرحله دوم: پیگیری شناسنامه در سایت مفقودین

دومین گام پیگیری شناسنامه از بخش مفقودین در اداره پست و اداره ثبت احوال است.

طبق توصیه روابط عمومی سازمان ثبت احوال، یابنده‌ باید هرگونه مدرک شناسایی را در صندوق پستی انداخته و یا به یکی از شعب اداره ثبت احوال دهد.

اداره پست مدارک ارسالی توسط یابنده را در ‌سایت مدارک یافت شده قرار می‌دهد و یا به سازمان ثبت احوال می‌فرستد. بنابراین در این مرحله می‌توان از طریق وب‌سایت سازمان ثبت احوال به آدرس www.sabteahval.ir، مدارک شناسایی مفقود شده را پیگیری کرد.

در مرحله بعد با مراجعه به وب‌سایت پست به آدرس postyafteh.post.ir  و ورود به بخشی تحت عنوان پست‌یافته که کلیه مدارک شناسایی یافت‌شده را ثبت می‌کند، می‌توان گم شده خود را از طریق پست ردیابی کرد.

در صورت پیدا شدن مدارک با این روش، می‌توان با مراجعه به نزدیک‌ترین دفتر پستی محل سکونت و ارائه مدارک شناسایی معتبری چون کارت کلی و یا گذرنامه و پر کردن فرم مربوطه، مدرک شناسایی یافت شده را تحویل گرفت.

مرحله سوم: درخواست صدور شناسنامه المثنی

درصورت پیدا نشدن مدرک شناسایی گم شده، در مرحله بعد بایستی برای صدور المثنی درخواست داد.

طبق نظام جدید برای خدماتی مانند صدور شناسنامه و کارت ملی اولیه و المثنی، عکس‌دار کردن شناسنامه و تغییر نام و نام خانوادگی نیازی به مراجعه به اداره ثبت احوال نیست ؛ اینگونه خدمات را می‌توان از طریق دفاتر پیشخوان دولت (بخش خدمات ثبت احوال) درخواست داد که باعث کاهش زمان انتظار مراجعه‌کنندگان شده است. 

مدارک لازم برای صدور شناسنامه المثنی

1-     استشهاد محلی در مورد مفقود شدن شناسنامه

2-    سه قطعه عکس ۴×۳ جدید و تمام‌رخ برای افراد بالای ۱۵ سال

3-    اصل و کپی شناسنامه و کارت ملی همسر و فرزندان

4-    اصل و کپی سند ازدواج

5-    اصل و کپی مدرک معتبر عکس‌دار مثل کارت ملی، گواهینامه، کارت پایان خدمت و یا گذرنامه که کپی آن توسط کارکنان ثبت احوال همان شعبه، برابر اصل شده باشد. (در صورت عدم دسترسی به مدرک معتبر، عکس متقاضی باید توسط نیروی انتظامی یا شورای اسلامی یا یکی از کارکنان رسمی دولت رسما تأیید شود.)

6-    تکمیل فرم درخواست شناسنامه المثنی

7-    تکمیل فرم گزارش مفقود شدن شناسنامه

8-    تکمیل پاکت پستی مخصوص خدمات الکترونیک هویت ملی

9-     رسید بانکی هزینه‌های مربوط به صدور شناسنامه المثنی

10-                        در صورت تقاضای صدور شناسنامه المثنی برای بار سوم، علاوه بر مدارک مذکور، گواهی عدم سوء پیشینه از نیروی انتظامی نیز لازم است.

درخواست غیرحضوری شناسنامه المثنی

در روش غیرحضوری درخواست صدور شناسنامه المثنی، پس از ورود به سایت ثبت احوال، درخواست متقاضی ثبت می‌شود. پس از بررسی‌ سازمان ثبت احوال، نتیجه درخواست به اطلاع متقاضی خواهد رسید.

برای ثبت این درخواست، شماره سریال و یا کد رهگیری کارت ملی هوشمند لازم است.

مدت زمان صدور شناسنامه المثنی

مدت زمان صدور و تحویل شناسنامه المثنی، معمولاً بین 15 تا 45 روز کاری است.

صدور شناسنامه المثنی برای اولین بار، 1 ماه پس از درخواست و برای دومین بار ۳ ماه پس از درخواست و  با حکم رئیس اداره ثبت احوال است؛ ولی درخواست صدور برای سومین بار، ۶ ماه پس از درخواست و تنها با حکم مدیر کل ثبت احوال استان امکان‌پذیر خواهد بود.

در این مدت می‌توان از طریق سامانه پیگیری مرسولات پستی، روند ارسال المثنی را پیگیری کرد.

در ادامه مطلب به چند مورد از موارد مرتبط با موضوع صدور شناسنامه المثنی، اشاره می‌شود:

مفقود شدن شناسنامه افراد زیر سن قانونی

چنانچه فرد 18 سال داشته باشد، خود می‌تواند برای صدور شناسنامه المثنی اقدام کند. ولی افرادی که زیر 18 سال سن دارند و یا محجور هستند، باید پدر، پدربزرگ پدری، مادر و یا سرپرست قانونی (قیم) آنها جهت دریافت شناسنامه المثنی اقدام نماید.

اشخاصی که زیر 18 سال هستند، ولی گواهی حکم رشد از دادگاه دارند، نیز خود می‌توانند برای صدور شناسنامه المثنی اقدام کنند.

از بین رفتن شناسنامه بر اثر حوادث غیر مترقبه

در صورتیکه مفقود شدن شناسنامه طی حوادثی چون آتش‌سوزی، سیل، زلزله و… باشد، نیازی به استشهاد محلی نیست.

مفقود شدن شناسنامه در ادارات دولتی

در صورتی که شناسنامه شخص در یکی از ادارات و نهاد‌های دولتی مفقود شده باشد، بر اساس بند ۴ دستورالعمل و با اعلام آن نهاد و دستور مدیر کل استان، شناسنامه المثنی صادر و با فرد خاطی طبق قانون رفتار خواهد شد.

درصورت پیدا شدن شناسنامه اولیه پس از صدور شناسنامه المثنی

درصورت پیدا شدن شناسنامه اولیه پس از صدور شناسنامه المثنی، صاحب شناسنامه باید طی مدت ۱۰ روز نسبت به تحویل شناسنامه خود به اداره ثبت احوال اقدام کند.

چنانچه از صدور المثنی شناسنامه کمتر از یک سال گذشته باشد، پس از بررسی‌های لازم و حکم رئیس اداره ثبت احوال، شناسنامه المثنی باطل خواهد شد.

شناسنامه المثنی (جدید) جایگرین شناسنامه‌های قدیم

از سال ۸۸ طرح تعویض شناسنامه‌های قدیمی در دستور کار قرار گرفته اما هنوز برای همه کشور اجباری نشده است. بنابراین درصورت صدور شناسنامه المثنی، شناسنامه جدید (از نظر ظاهر)، جایگزین شناسنامه قدیم خواهد شد. اما قابل ذکر است این شناسنامه از نظر کاربرد تفاوتی با شناسنامه اصلی و اولیه نداشته و هیچگونه معایب یا مزایایی نسبت به آن ندارد. تفاوت تنها در ظاهر آن است، به این‌صورت که شناسنامه‌های جدید کوچک‌تر و با کیفیت‌تر هستند و عکس و مشخصات فرد چاپی می‌باشد. همچنین در شناسنامه‌های جدید جهت افزایش امنیت شناسنامه، یک بارکد مربوط به شماره ملی وجود دارد. تفاوت دیگر در آن است که در شناسنامه‌های جدید کلمه المثنی درج نمی‌شود.

در پایان توصیه می‌شود همیشه یک کپی از کلیه مدارک شناسایی خود داشته باشید تا در صورت از بین رفتن، برای تکمیل مشخصات مندرج در آن مدرک به مشکل نخورید؛ زیرا هر نوع تغییر در شناسنامه جـرم محسوب می‌شود. همچنین برای درج آگهی مفقودی نیاز به کپی مدارک است.